Не обязательные кадровые документы для ооо 2022

Содержание

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Микропредприятия доросли до упрощенного кадрового учета. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Именно такая размытая формулировка может создать большие сложности, считает юрист рекрутингового агентства «Арес» Татьяна Магера. «Закон не установил порядок перехода на упрощенную схему кадрового документооборота действующих микропредприятий. Перечень локальных нормативных актов, от которых можно отказаться, остался открытым и весьма спорным, что может повлечь за собой вполне обоснованные претензии со стороны проверяющих органов», – говорит она.

Кому разрешено пользоваться упрощенным кадровым учетом

О каких именно документах можно забыть микропредпринимателю, а какие по-прежнему надо вести, четкого разъяснения в действующей редакции ТК РФ нет. В документе сказано: «Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие)».

От каких документов можно отказаться

Но если организация все-таки решила воспользоваться послаблением от властей и намерена перезаключить с сотрудниками договоры по новым правилам, то ей следует учитывать некоторые моменты. В частности, с сотрудниками, ранее устроенными на работу, необходимо заключить дополнительное соглашение. В нем должно быть указано, что трудовой договор будет изложен в новой редакции – в соответствии с типовой формой, рекомендуемой правительством. Кроме того, саму типовую форму можно несколько изменить, если от каких-то конкретных локальных актов работодатель отказываться не собирается.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

Обязательная документация по кадрам

предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
заключать коллективные трудовые договора;
обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Когда ИП нужно вести кадровый учёт

При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2022 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Рекомендуем прочесть: Договор В Жеке

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Основные кадровые документы

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет.

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса

Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2022 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
Положения об открытии филиалов и представительств организации.
Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
Документы о реорганизации и ликвидации.

ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Какие бывают кадровые документы?

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2022 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2022 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2022 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

В связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Форму отчета ПФР разработал в конце прошлого года. Фактически это и есть ведение трудовых книжек работников в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2022 №436-ФЗ). При этом включать в отчет нужно данные всех работников, а не только тех, кто отказался от бумажной трудовой.

Новый ежемесячный отчет в ПФР

Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку. В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

заключается между заказчиком и исполнителем на строго определенный период или, как вариант, до появления нужного, конкретно идентифицированного результата;
не предусматривает оформления кадровых документов, внесения данных в трудовую книжку, уплаты взноса в ФСС (фонд социального страхования);
помимо суммы обусловленного вознаграждения, непосредственно указанной в соглашении, заказчик обязан уплатить за конкретного исполнителя подоходный налог (НДФЛ) по стандартной ставке 13%, а также взнос для ПФР (22%) и медицинскую страховку ФФОМС (5,1%).

Трудовой договор

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Внесение сведений о трудоустройстве в трудовую книжку

Цель договорных отношений – достижение конкретного, четко определенного результата. Работодатель в данном случае является заказчиком, а работник – исполнителем. Исполнитель выполняет определенную работу или достигает конкретного результата в назначенный договором срок. Заказчик принимает данную работу и, если её результат соответствует установленным требованиям, прописанным в договоре, своевременно выплачивает исполнителю причитающееся вознаграждение.

Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
Изучить уставную документацию ООО.
Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2022 году».
Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2022 году».
Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2022 году (образец)».
Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.
Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

Кто разрабатывает штатное расписание?

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Чтобы считаться микропредприятием, организация должна отвечать ряду критериев. Так, например, среднесписочная численность работников микропредприятия за прошедший календарный год не должна превышать 15 человек (пп. «б» п. 2 ст. 4 Закона № 209-ФЗ), а доход за предшествующий год не должен быть выше 120 млн рублей без учета НДС (п. 1 Постановления Правительства РФ от 13.07.2022 № 702). К микропредприятиям также могут быть отнесены и индивидуальные предприниматели, в частности, применяющие патентную систему налогообложения (п. 3 ст. 4 Закона № 209-ФЗ). Сведения о микропредприятиях заносятся в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (п. 1 ст. 4.1 Закона № 209-ФЗ).

Микропредприятия смогут отказаться от локальных нормативных актов

В то же время работодатель в ходе деятельности издает ряд документов, которые регулируют трудовые отношения, но отнести их к ЛНА можно только условно: приказы, графики отпусков, штатное расписание и т. д. Такие документы считаются кадровыми, их оформление обязательно для любого работодателя (согласно положениям ТК РФ). Вместе с тем в трудовом законодательстве нет четкого указания, какие именно документы относятся к кадровым, а какие — к ЛНА. Поэтому не вполне ясно, может ли работодатель наряду с документами, которые перечислены в статье 309.2 ТК РФ, отказаться, например, от издания приказов.

При отказе от локальных актов в трудовые договоры вносятся изменения

По нашему мнению, чтобы избежать претензий со стороны контролеров, микропреприятию лучше отказаться только от тех ЛНА, которые прямо указаны в статье 309.2 ТК РФ. Такому работодателю имеет смысл в прежнем режиме издавать кадровые приказы, утверждать график отпусков, которые предусмотрены ТК РФ.

Субъекты бизнеса, отнесенные к микропредприятиям, получили возможность оформлять отношения с наемными работниками по типовой форме трудового договора, специально утвержденной государством с целью упрощения порядка ведения кадров. Данная форма подразумевает заполнение именно тех её пунктов, которые имеют непосредственное отношение к выполняемой работе, являющейся предметом составляемого сторонами трудового договора.

Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.

Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2022 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2022 № 858.

Напомним, типовые нормы выдачи и стандарт по обеспечению работников смывающими и обезвреживающими средствами утвержден приказом Минздравсоцразвития от 17.12.2022 № 1122н. Новые поправки закрепляют, что нормы выдачи смывающих или обезвреживающих средств, соответствующие условиям труда на рабочем месте работника, указываются в трудовом договоре работника или в локальном нормативном акте работодателя. При этом они доводятся до сведения работника в письменной или электронной форме способом, позволяющим подтвердить ознакомление работника с указанными нормами.

Федерального закона от 26.12.2022 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2022 N 141.
В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду. При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы. Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154

Какие документы ведет кадровик

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ст. 13.11 КоАП РФ ).

Переход на повсеместное применение электронного кадрового делопроизводства предусмотрен в рамках реализации программы «Цифровая экономика». Государство подходит к цифровизации кадровых бумаг поступательно и с особой тщательностью.

Что такое электронный кадровый документооборот

оформлять, контролировать, выдавать, хранить кадровые документы в электронном виде, а также обмениваться ими;
подписывать любые кадровые документы в онлайн-формате из любой географической точки с любого устройства;
надлежаще идентифицировать лиц, подписывающих кадровые документы;
обеспечивать безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Десять преимуществ кадрового ЭДО

При этом выгоды от внедрения электронного кадрового документооборота в организации неоспоримы:После внедрения электронного документооборота отдел кадров компании будет существенно разгружен от бумажного делопроизводства, что позволит высвободить трудовые ресурсы и офисные площади. Однако возрастет потребность в сотрудниках другого профиля: программистах, системных администраторах, специалистах по информационной /компьютерной безопасности и других смежных профессий.