Согласно положениям п. 7 ст. 171 НК РФ организация имеет право на вычет, в том числе по расходам на командировки (проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения). На основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.
В соответствии с п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
После обработки банком ВТБ (ПАО) операции возврата в личном кабинете пользователя сайта появляется вкладка «Детали возврата», в которой доступна информация о последних четырех цифрах номера карты плательщика, на которую был осуществлен возврат, дата обработки операции возврата, сумма, причитающаяся к возврату, и номер ARN (уникальный идентификатор транзакции в банковском эквайринге).
- не позднее чем за 8 часов до отправления поезда – полная стоимость проезда,состоящая из стоимости билета и стоимости плацкарты;
- менее чем за 8 часов, но не позднее, чем за 2 часа до отправления поезда – стоимость билета и 50% стоимости плацкарты;
- менее чем за 2 часа до отправления поезда – только стоимость билета. Стоимость плацкарты не возвращается;
- при опоздании на поезд в течение 12 часов после отправления, либо вследствие болезни / несчастного случая (при наличии подтверждающих документов) в течение 5 суток с момента отправления поезда – только стоимость билета. Стоимость плацкарты не возвращается.
Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2022 № 03-03-07/33766, от 08.09.2022 № 03-03-06/1/57890).
- причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
- реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
- порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.
Учет электронных проездных билетов в «1С: Бухгалтерии 8»
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Авансовый отчет по командировке
В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.
Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.
Если вы покупали билет по интернету, вам понадобится контрольный купон. Вы можете скачать его, кликнув по соответствующей надписи в «Моих заказах» или «Моих билетах» на сайте, на котором была совершена покупка. Его копия также высылается на электронную почту в виде PDF-файла. Вот образец электронного купона:
Если вы распечатали купон заранее, а затем потеряли его, ничего страшного не будет. Если вы сохранили письмо с этим купоном на электронной почте, сделайте распечатку еще раз и отнесите ее в бухгалтерию. Если вы успели удалить письмо, отыщите его в корзине. Если она уже очищена, проделайте следующие действия:
Департамент общего аудита по вопросу учета возврата железнодорожного билета
расходы, возникающие непосредственно в процессе переработки (доработки) материально-производственных запасов для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажи, а также продажи (перепродажи) товаров (расходы по содержанию и эксплуатации основных средств и иных внеоборотных активов, а также по поддержанию их в исправном состоянии, коммерческие расходы, управленческие расходы и др.).
Сотрудник поехал в командировку. Билет туда и обратно компания покупает через посредника (юрид.лицо) по безналичному расчету. И оплата посреднику за билет и сбор проведена в полном объеме
Мы получаем документы – эл.билет, акты на сервисный сбор.
Находясь в командировке было принято решение продлить ее еще на 1 день.
Поэтому сотрудник сдал эл.билет в кассу РЖД, получил наличные за возврат билета от РЖД и купил новый билет доплатив необходимую сумму (за минусом возврата). А посредник не в курсе о возврате билета и покупки нового.
Как правильно оформить данные операции документально и какими проводками в учете?
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.
Сотрудник сдал билет деньги за который ржд вернет через месяц как оформить авансовый отчет
Сотрудник отдела сбыта организации направлен в служебную командировку. Железнодорожные билеты в оба конца оплачены по безналичному расчету фирме, занимающейся их продажей. При этом стоимость обратного билета составляла 1771 руб., в том числе НДС 270,15 руб., плюс сервисный сбор и комиссия — 259 руб., в том числе НДС 39,51 руб. В связи с возникшей производственной необходимостью сотрудник был вынужден задержаться, поэтому сдал обратный билет в кассу вокзала и купил другой на тот же день, но на более позднее время. В соответствии с объяснительной запиской сотрудника за сданный билет он получил 1073 руб. Стоимость купленного взамен билета составила 1543 руб.(НДС не выделен в билете отдельной строкой). Как отразить указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете?
В соответствии со ст.168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса» учитываются, в частности, находящиеся в кассе организации оплаченные железнодорожные билеты в сумме фактических затрат на их приобретение (без учета НДС). Получение железнодорожных билетов от фирмы, занимающейся их продажей, отражается записью по дебету счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом сумма НДС, предъявленная фирмой при продаже билета, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции со счетом 60.
При перечислении оплаты за билеты производится запись по дебету счета 60 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
Выдача железнодорожного билета командированному сотруднику отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-3.
Согласно Уставу железнодорожного транспорта Российской Федерации, утвержденному Федеральным законом от 10.01.2003 N 18-ФЗ, при возврате неиспользованного проездного документа (билета) для проезда в поезде дальнего следования пассажир имеет право:
не позднее чем за восемь часов до отправления поезда получить обратно стоимость проезда, состоящую из стоимости билета и стоимости плацкарты;
менее чем за восемь часов, но не позднее чем за два часа до отправления поезда получить стоимость билета и 50 процентов стоимости плацкарты;
менее чем за два часа до отправления поезда получить обратно стоимость билета. Стоимость плацкарты в таком случае не выплачивается.
Возврат причитающихся сумм за неиспользованные проездные документы (билеты) осуществляется в порядке, определенном правилами перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом (ст.83 Устава).
Во всех случаях возврата денег за неиспользованные проездные документы (билеты) и несостоявшуюся перевозку багажа все проездные документы (билеты) и квитанции доплат остаются у железной дороги или на станции и служат основанием для выплаты платежей (п.61 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных Приказом МПС России от 26.07.2002 N 30). Кроме того, за операцию по оформлению возврата денег за неиспользованный проездной документ (билет) взимается сбор в размере, установленном МПС России (п.157 Правил).
Расчеты с подотчетными лицами регламентированы п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. В рассматриваемой ситуации сотрудник, вернувшийся из командировки, в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию организации Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), к которому прикладывает приобретенный взамен сданного железнодорожный билет, а также объяснительную записку, в которой указывает сумму, полученную за сданный билет, и причину, вызвавшую необходимость возврата выданного ему железнодорожного билета в кассу вокзала.
В рассматриваемой ситуации сотрудник взамен сданного билета приобретает в кассе вокзала другой, причем сумма НДС в билете не выделена отдельной строкой.
Пунктом 7 ст.171 Налогового кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в частности расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно. При этом в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст.171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п.3, 6 — 8 ст.171 НК РФ. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за проезд к месту служебной командировки и обратно, при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации) является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой (Письмо МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках». В том случае, если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Следовательно, если в билетах, подтверждающих стоимость проезда сотрудника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Такая позиция МНС России содержится в упомянутом Письме.
В бухгалтерском учете расходы организации на командировку сотрудника отдела сбыта признаются расходами по обычным видам деятельности, как расходы, связанные с продажей продукции (п.5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
На основании авансового отчета в бухгалтерском учете организации производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 71 на стоимость приобретенного сотрудником за наличный расчет билета.
Разница между фактической стоимостью (без НДС) обратного билета, приобретенного организацией для командированного сотрудника, и суммой, полученной сотрудником при сдаче этого билета, состоит из сервисного сбора, части стоимости проезда, удержанной при возврате билета менее чем за восемь часов до отправления поезда, и сбора за операцию по оформлению возврата денег. Указанная сумма разницы в бухгалтерском учете признается прочим внереализационным расходом (п.12 ПБУ 10/99) и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71.
Сумма НДС, уплаченная фирме-продавцу при приобретении железнодорожного билета, впоследствии возвращенного в кассу вокзала, не может быть принята к вычету, так как услуга по перевозке пассажира — сотрудника организации не была оказана и, следовательно, не выполняется условие п.1 ст.172 НК РФ для принятия к вычету сумм НДС по товарам (работам, услугам). Указанная сумма НДС признается прочим внереализационным расходом организации (п.12 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счета 91, субсчет 91-2, с кредита счета 19.
Для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Поскольку в рассматриваемой ситуации сотрудником организации документально не подтверждена сумма, полученная им за сданный билет, по нашему мнению, сумма разницы между фактической стоимостью сданного билета (с НДС) и заявленной сотрудником суммой, полученной за билет, не может быть признана расходом, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
В этом случае в соответствии с п.п.4, 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, возникает постоянная разница, отражаемая обособленно в аналитическом учете и приводящая к возникновению постоянного налогового обязательства. Постоянное налоговое обязательство признается организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница, и равняется величине, определяемой как произведение постоянной разницы, возникшей в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль, установленную законодательством Российской Федерации о налогах и сборах и действующую на отчетную дату. Постоянные налоговые обязательства отражаются в бухгалтерском учете на счете 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
После утверждения авансового отчета сотрудника ему выплачивается перерасход в сумме разницы между стоимостью приобретенного им билета и суммой, полученной при возврате билета, приобретенного организацией. При этом производится запись по дебету счета 71 в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-1 «Касса организации».
Способ получения отчетной документации также зависит от типа приобретаемого билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получите кассовый чек. Его должен оформлять кассир после предварительной оплаты услуг по перевозке пассажира. Сохраните его и отнесите в бухгалтерию вместе с билетом на поезд.
При покупке электронного билета кассовый чек не выдается. В этом случае потребуется бланк строгой отчетности. Это такой документ, который подтверждает произведение оплаты услуги и имеет такую же юридическую силу, как и чек. Таким бланком отчетности является контрольный купон. На его основании составляется авансовый отчет.
В ходе заграничных поездок приобретаются билеты, выписанные на иностранном языке. Позиция законодательных органов отражена в письме Минфина от 10.04.2013 № 03-07/11/11867. Документ указывает на необходимость ведения документов первичного учета на русском языке, что обязывает иметь перевод форм, представленный по строкам.
Траты по отмененной командировке включаются предприятием в состав прочих расходов. Читайте также статью: → “Учет командировочных расходов: документы, налоговый и бухучет». Если лицо подтвердило документально произведенные расходы, их считают обоснованными и связанными с ведением деятельности. Необходимости в корректировке НДС при возврате билетов не возникает в связи с отсутствием записи в учете при приобретении билета подотчетным лицом до представления отчетности.
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?
В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.
В-третьих, исходя из положений подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ для целей НДФЛ дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Значит, можно посчитать, что в случае непредставления авансового отчета доход у работника тоже возникает на последний день месяца, когда этот отчет должен был быть представлен.
Приведем ситуацию, рассмотренную в Определении ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-14376/12. В этом деле в течение нескольких лет директор общества и еще один сотрудник забирали из кассы десятки миллионов рублей. Выдавались они вроде бы под отчет. И налоговикам были даже представлены авансовые отчеты. Но ни одного первичного документа, подтверждающего занесенные в авансовые отчеты расходы, не было. Общество не смогло их представить и впоследствии. ВАС РФ посчитал, что при отсутствии подтверждающих расходы документов полученные денежные средства должны быть признаны налогооблагаемым доходом данных подотчетных лиц.
2) Случилась такая ситуация. Организация выделяла деньги на приобретение ТМЦ, в командировке они были приобретены, получены чеки с мест покупки. По приезду был составлен авансовый отчёт, передан в бухгалтерию и принят. Сейчас бухгалтерия пишет что чеки по данным отчетам не проходят по налоговой. Чем мне это грозит? И как действовать в этой ситуации. Товары были приобретены в том году (декабрь).
5) Обязан ли работник ехать в командировку за свой счет, а впоследствии вернуть деньги через авансовый отчет. Или работник имеет право отказаться от командировки и не тратить свои собственные денежные средства, несмотря на то что работодатель впоследствии расходы возмещает.
Прошу дать ссылку на закон или судебную практику. Благодарю.
Возврат билетов при отмене командировки в бухгалтерском учете
Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни внереализационных расходов и убытков в ст. ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют две вещи:
- Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.
- Причины отмены командировки могут быть разными:
- объективными, не зависящими от работника (вопросы с партнером решили по телефону или от него получено сообщение с просьбой перенести переговоры на более позднюю дату, произошло стихийное бедствие, возникли другие чрезвычайные ситуации в месте прибытия);
- субъективными, зависящими от работника (болезнь, семейные обстоятельства, не позволяющие ему выехать в командировку).
