Тема Учет расчетов с подотчетными лицами
Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения. Она оформляется приказом руководителя предприятия на основании которого выдается командировочное удостоверение за подписью руководителя и печатью организации. В нем делаются отметки о днях выбытия и прибытия (печатью организации куда он направлялся). По этим данным определяется время пребывания командировки для расчета суточных.
Основным документом подтверждающим расход денежных средств является авансовый отчет. К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расход денежных средств (квитанции, чеки). Бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы, оформляет бухгалтерские проводки и расписывается. На основании авансового отчета за текущий месяц ведут синтетический учет в Ж/О №7.
Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
В 2022 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2022 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.
- получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по установленной форме в одном экземпляре на типовом бланке (форма АО-1). Он составляется на бумажном или машинном носителе. К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Их перечень он приводит на оборотной стороне отчета и нумерует в порядке их записи.
Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер передает работнику отрывную часть отчета − расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, и наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).
Списание подотчетных сумм израсходованных на командировочные расходы
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Сумма аванса рассчитывается так: Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям.
Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается. Суточные Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда). Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.
Расчеты с подотчетными лицами в валюте» Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на отчетную дату бухгалтерской отчетности Бухгалтерские проводки на дату утверждения авансового отчета 1 71 субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» 91-1 Отражена по курсу ЦБ РФ положительная курсовая разница по счету 71 с момента возникновения кредиторской задолженности по загранкомандировке (или даты последней переоценки), до момента утверждения авансового отчета или Отражена по курсу ЦБ РФ отрицательная курсовая разница по счету 71 с момента возникновения кредиторской задолженности по загранкомандировке (или даты последней переоценки), до момента утверждения авансового отчета 91-2 71 субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в валюте» 2 20, 26, 44 и др.
Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место. К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег. 3.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.
Списание на расходы подотчетных сумм по приобоеьению основных средств
Покупка основного средства по авансовому отчету через сотрудника существенно не отличается от приобретения имущества непосредственно у поставщика. Бухгалтер получает или составляет те же первичные документы по оприходованию ОС, отличаются только бухгалтерские проводки и платежные документы.
ВАЖНО! Не забудьте выписать сотруднику доверенность. Это будет основанием для выдачи поставщиком накладных и счетов-фактур. Если ОС было в употреблении, то сдающий его сотрудник составляет акт приема-передачи в 2 экземплярах.
Списание подотчетных сумм на командировочные расходы
Подробности в этой статье. Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер. Проводки по расходам свыше выданного аванса Дебет Кредит Название операции 71 50 Выданы денежные средства под отчет 50 71 Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу 71 50 Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета.
Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.
Документальное оформление списания подотчетных сумм
Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица [13].
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п.7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) [11]. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.
Списание на расходы подотчетных сумм по приобоеьению основных средств
Приобретение основных средств подотчетным лицом. Подотчетное лицо правомочно приобрести основные средства за наличные деньги у юридических лиц в границах установленной предельной нормы расчетов наличными деньгами 10 тыс. руб., а у физических лиц — по любой цене. Приобретенный у юридического лица объект отражается обычным порядком (дебет счетов 08, 19, кредит счета 60) с оплатой платежного требования-поручения поставщика через подотчетных лиц (дебет счета 60, кредит счета 71). 2.2.6. Приобретение основных средств у физического лица. Основные средства приобретают у физических лиц на основании договора купли-продажи, который необходимо заключить в письменной форме.
Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке [10]. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п.7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) [11]. Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.
Должны ли подотчетные лица пробивать чеки ККТ при осуществлении расходов наличными
Источник: Ссылка удалена модератором. Размещать ссылки и гиперссылки на другие СМИ и коммерческие сайты без согласования с администрацией портала запрещено правилами форума
Он же покупает товар. Вы, извините, в магазин за продуктами тоже со своей ККМ ходите?))))
Похоже Юлия Куковская далеко не эксперт. Если покупатель у нее должен кассовый чек пробивать на своей кассе, пусть себе тоже кассовый аппарат прикупит — посмотрим сколько она налогов заплатить со своих покупок.
«Эксперт ФНС: подотчетники обязаны применять ККТ при покупке товаров и услуг
Подотчетные лица должны применять ККТ при покупке товаров и услуг в пользу организации. Об этом заявила сайту БУХ.1С Юлия Куковская, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.»
Источник: buh.ru
Как отразить в бухгалтерском учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2022 г. № 55).
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса, то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:
Порядок списания командировочных расходов, документальное оформление командировочных расходов
По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться, в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах — свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.
Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов — авансовый отчет
Приобретении товаров через подотчетное лицо
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
1. Да, можно. Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей. Например, при поступлении материалов составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 или по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.
Бухг проводка списание расходовпроизведенные подотчетным лицом на расходы по уравлениюорганизацией
Расчеты с подотчетными лицами (счет 71) В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой: Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица К 71 Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой: Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса К 50 Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника.
НДС Бухгалтерские проводки при покупке активов, относящихся к оборотным средствам с оплатой их через подотчетных лиц 1 07, 10, 41, 15 71 Отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС 2 07, 10, 41, 15 71 Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей Бухгалтерские проводки при покупке денежных документов (с НДС) с оплатой их через подотчетных лиц 1 50-3 71 Отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС) Бухгалтерские проводки при приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет 1 58 71 Начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации.
Как происходит выдача денег в подотчёт
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.
Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.
