Документы Подтверждающие Что Сотрудник В Командировке
- 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
- 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
- 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
- 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
- 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
- 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
- 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.
Как подтвердить расходы в командировке: документы
Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2022, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2022 года.
В январе 2022 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.
Какими документами подтвердить срок командировки
Экономическим обоснованием командировочных расходов по-прежнему являются документы, подтверждающие оплату за проезд и жилье. А если работник ездил в служебную командировку на личном автомобиле, также необходимы чеки на приобретение ГСМ, путевой лист, квитанции на оплату автостоянок, иная первичка. Помимо этого работник должен написать в произвольной форме служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее, которая вместе с приложенными документами станет обоснованием командировки. Обратите внимание: одной служебной записки недостаточно. Об этом сказано в письме Минфина России от 20 апреля 2022 г. № 03-03-06/22368.
Если раньше сроки поездки подтверждались командировочным удостоверением, то сейчас их определяют по проездным документам. Имея авансовый отчет работника с приложенными документами, командировочные расходы можно будет смело учесть при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке
Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2022 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2022 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2022 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2022 г. № 03-03-06/1/456.
Перечень подтверждающих документов для командировки
Командировкой принято считать отъезд сотрудника в другую местность для достижения определенных целей производственной необходимости.
В случае, когда у работника нет ни одного подтверждающего документа из списка перечисленных, подтвердить нахождение в командировке можно путем предоставления руководству компании-работодателя служебной записки.
Как правильно подтвердить факт командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ * (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2022 г. № 749). Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.
Периодически нашим сотрудникам нечем отчитаться за командировку, не бывает даже билетов (теряют). Т.к. отменены командировочные удостоверения, мы «изобрели» свое служебное задание с включением в него отметки принимающей стороны (дата и печать). Но несколько раз нашим работникам отказали в отметке данного документа, ссылаясь на то, что в законе прописано что теперь не ставятся печати на каких-либо документах, подтверждающих командировку. Законно ли это? Как работников данных организаций убедить в том, что печати можно ставить? Ведь в постановлении прописано «При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)».
Документы, подтверждающие расходы командированного сотрудника (в соответствии с Трудовым Кодексом 2022 года)
- счет-фактура и акт выполненных работ при проживании в гостинице (отеле и т.п.);
- чек/квитанция, фискальный чек об оплате расходов за проживание с гостиницы (отеля и т.п.);
- иные документы, подтверждающие факт найма жилого помещения.
Суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути также относятся на вычеты, в порядке определенном Налоговым кодексом РК, о чем подробно Вы можете ознакомиться в статьях: «Размер суточных при командировке в пределах РК. Где и как регулируется» и «Размер суточных при командировке за пределами РК. Где и как регулируется».
Минфин назвал документы, которыми можно подтвердить факт нахождения сотрудника в месте командировки
При направлении работника в служебную поездку оформляется командировочное удостоверение. Этот документ нужен для того, чтобы подтвердить время нахождения сотрудника в командировки. Оно определяется по отметкам в удостоверении, заверенным подписью должностного лица и печатью компании, в которую работник командирован. Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии работника обязательно для подтверждения командировочных расходов.
Если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки, подтверждающие время приезда в командировку и время отъезда, факт нахождения сотрудника в месте командировки можно подтвердить другими документами. Например, приказом, служебным заданием, проездными документами, счетом гостиницы. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 16.08.11 № 03-03-06/3/7.
Какими документами оформить направление сотрудника в командировку
Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
- составить приказ по унифицированной форме;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ).
Как подтвердить командировку
- служебная записка от сотрудника, в которой указывается фактический срок нахождения в командировке;
- документы, подтверждающие использование транспортного средства (например, путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Нормативным актом (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2022 года № 749) предусмотрены случаи, когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственном транспортном средстве или на автомобиле, который принадлежит третьим лицам (управление по доверенности). В подобных ситуациях отсутствует возможность представить проездные документы. В таком случае работник по возвращении из командировки должен представить следующие документы, подтверждающие командировку:
Документы, подтверждающие проживание в командировке
По приказу с 15.03.2022 по 29.03.2022 работник находился в служебной командировке. По возвращению из служебной командировки в бухгалтериюпредъявлены следующие документы подтверждающие расходы:1. кассовый чек на оплату найма жилья на сумму 7000 руб. Счет по форме З -г(который отменен с 01.12.2022г.) в котором указано что работник проживал с 15.03.2022 по 28.03.2022 -т. е 14 суток по 500 руб. итого 7000,00.Как правильно рассчитать количество суток для оплаты найма жилья с подтверждающими документами?
Все права защищены. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Какие документы подтверждают расходы по командировке и что делать, в случае если они отсутствуют? *
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период, поэтому представительские расходы относятся к нормируемым затратам. Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По мнению налогового органа, затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций не должны были относиться к представительским расходам, поскольку они не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ, который содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели.
Необходимо ли наличие командировочного удостоверения при оформлении авансового отчета по командировке, и какими документами подтвердить расходы на проезд сотрудника? (И
Следовательно, распечатка с интернет банкинга подтверждает оплату за электронный билет через интернет с личной карточки сотрудника, в связи, с чем при наличии электронного билета ТОО может списать подотчетную сумму и отнести данные расходы на вычеты.
Директор ТОО съездил в командировку в г. Алматы. Он оплатил авиабилеты Караганда-Алматы-Караганда со своей личной карточки через интернет-банкинг и предоставил в бухгалтерию электронный билет, посадочный талон и распечатанную выписку с интернет банкинга об оплате авиаперелета. По авансовому отчету директору была возмещена стоимость данного билета. Согласно статье 101 Налогового кодекса на вычеты можно брать расходы на проезд при наличии электронного билета и подтверждающего факта оплаты его стоимости. Является ли просто распечатанная с интернет-банкинга выписка (без печати банка) подтверждением факта оплаты за авиаперелет?
Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять
В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:
Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.
Документ подтверждающий командировку
C 8 января 2022 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2022 году. Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.
Проживание в командировке без подтверждающих документов «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2022 N 117-ФЗ (ред. от 29.06.2022) (с изм. и доп. вступ. в силу с 30.07.2022) При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
