Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно
Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время.
При расчете движения топлива могут вводиться дополнительные поправочные коэффициенты – расход повышается при работах во время зимы, в неблагоприятных условиях, в горах, при поездке на совершенно новом авто или машине после капремонта, а также в городах с населением свыше 1 миллиона и поселках.
Путевой лист при командировке
Путевой лист при командировке на грузовом, пассажирском или на личном автомобиле является обязательным документом, подтверждающим расход топлива, от которого напрямую зависит зарплата водителя. Кроме того, путевой лист должен быть с водителем, если он в командировке перевозит пассажиров, – наличие листа могут потребовать сотрудники ГАИ. Этот документ необходимо фиксировать в книге учета путевых листов. Как правильно заполнять этот документ, расскажем в нашей статье.
- Юридическое название организации и № путевого листа.
- Сведения о владельце автомобиля (Ф.И.О., юридический адрес, контактный номер телефона).
- Данные об автомобиле (марка, номер, объем двигателя, показатель одометра и прочее).
- Ф.И.О., реквизиты прав, отметка по медосмотру водителя транспортного средства
- Период действия путевого листа (чч/мм/гггг).
Как правильно оформить путевой лист при транспортных перевозках
Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа. Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2022) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике.
В форму путевого листа нужно включить реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2022 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т д.). Также в путевом листе необходимо закрепить обязательные реквизиты, применяемые ко всем первичным документам: наименование документа, дату его составления, название организации, составившей документ и т д. (полный перечень — в ст. 9 Закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ). Что касается остальных данных, то к ним требований нет. Можно включать любые, необходимые для учета вашей бухгалтерии.
Один путевой лист на несколько дней
Не все компании могут разработать свою форму ПЛ. Для автотранспортных организаций есть установленная Постановлением Госкомстата с номером 78 от 28 ноября 1998 года форма. Обязанность ее применения для автотранспортных компаний подтверждена Письмом Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 7 апреля 2022 года с номером 03-0-04-1-327. Также в Постановлении Госкомстата с номером 78 от 28 ноября 1998 года указано на обязанность оформления ПЛ на один день.
Статья шестая Федерального закона от 8 ноября 2022 года с номером 259 вводит обязанность для перевозок грузов или пассажиров транспортным средством оформлять ПЛ. В данном законодательном акте перечислены транспортные средства, которые обязаны иметь ПЛ при перевозке:
Как заполнить путевой лист для поездок по городу
Километры можно не писать — они по одометру считаются.
Достаточно просто перечень адресов друг за другом:
ул.Ленина,д.5 — ул. Пушкина, д.10 — Советский тупик, д.1 — и т.д.
А километры потом, как разница показаний спидометра. А по маршруту можно проверить, намного ли отличаются километры, а то, может быть, тёщу на рынок возил, а в маршрут не вписал
На нашем форуме нельзя задавать вопросы в чужих темах. Пожалуйста, новый вопрос задавайте в новой теме. Для этого Вам нужно всего лишь нажать зелёную кнопку «Задать вопрос» на любой странице форума и в открывшемся окне разместить свой вопрос. Ознакомьтесь, пожалуйста, с правилами форума.
Маршрут путевого листа
- если транспортное средство используется в пределах одного населенного пункта, необходимо указывать каждый адрес, куда ездил водитель. Кроме того, необходимо прописывать время выбытия и прибытия по конкретному адресу, а также километраж по отрезкам и всему маршруту в целом;
- нельзя писать при заполнении маршрута путевого листа какие-либо общие фразы, например, «поездка по городу» или «по заданию руководителя». Такие записи не являются подтверждением деловой цели поездок, а потому при их наличии налоговые органы могут не признать затраты на ГСМ;
- если расходы на ГСМ не признаются затратами, то налоговые органы могут включить их в доходы водителя. Согласно Письму Минфина РФ от 11.07.2022 г. № 03-04-05/28243 на такой доход необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы. Этот подход применяется и в том случае, когда путевые листы на транспортное средство вообще не оформляются в организации;
- если в путевых листах часто повторяются пункты в маршрутах, к ним можно применить сокращения, с помощью которых уменьшается оборотная сторона документа. Данные сокращения обязательно должны утверждаться приказом руководителя.
В путевом листе в обязательном порядке необходимо отражать маршрут передвижения транспортного средства. Это нужно для того, чтобы подтвердить расход ГСМ, который затем можно будет списать при исчислении налога на прибыль.
Оформление путевого листа в командировке
Приказом Минтранса РФ N152 оговаривается, что путевые листы могут быть оформлены и выписаны диспетчером или уполномоченным лицом на один день/смену, или же на срок, не превышающий один месяц. Вопрос, при каких условиях путевой лист становится возможным оформить на время, превышающее один день отдельно в Приказе не обсуждается. Тем не менее, именно такой порядок оформления предусматривается руководством предприятия при оформлении путевого листа в командировке. Маршрут движения ТС в этом случае прописывается по каждому пункту следования.
В том случае, если организация или частный предприниматель являются автотранспортным предприятием, оформление путевого листа унифицированной формы в соответствии с требованиями Постановления N78 с учетом обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе N152 становится обязательным.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.
Несмотря на необязательность применения с 1 января 2022 года утвержденных на федеральном уровне унифицированных форм первичной учетной документации, до настоящего времени остается неизменным требование о соблюдении норм упомянутого выше Устава.
Путевой Лист Одна Поездка Несколько Городов
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Путевой лист (один) должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса.
2. На наш взгляд, более правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Путевой лист (для госсектора);
— Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2022 N 152 (применяется с 1 марта 2022 г.) (подготовлено экспертами компании «Гарант»);
— Вопрос: Согласно ст. 213 Трудового Кодекса РФ, а также ст.ст. 20, 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» работодатель обязан обеспечить проведение обязательных предрейсовых медицинских осмотров водителей, с отметкой медицинского работника в путевой листе. В законодательстве указано — «предрейсовые». Как быть, если рейс у водителя длится несколько дней? В этом случае ставится одна отметка врача (в день выезда), или каждый день необходимо где-то отмечаться на пути следования? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2022 г.)
— Вопрос: Наша организация находится в Туле. Планируем отправить одного из наших водителей на несколько недель в командировку в Москву. Перед выездом в командировку работник пройдет предрейсовый осмотр. Как быть с днями в командировке в Москве? Должен ли наш работник, находясь в командировке, проходить предрейсовый осмотр ежедневно? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2022 г.)
Как правильно оформить обратную сторону путевого листа при поездке по городу
Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ. Срок действия документа Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.
Но есть один нюанс: если у предприятия есть своя заправка — указывается количество топлива, а заправки нет – указывается информация о АЗС. Объем топлива перед отправлением на линию. Указывает текущий объем топлива.
Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ
Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78. Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в Письмах Минфина России от 25.08.2022 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2022 N 16-15/107268. Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.
- Сведения о медицинском осмотре водителя:
- Показания одометра и маршрута движения автомобиля:
При заполнении маршрутов движения использовались следующие обозначения:
- офис — г. Балашиха, ул. Швейная, д. 15а;
- клиент 1 — г. Балашиха, ул. Заводская, д. 52;
- клиент 2 — г. Балашиха, ул. Солнечная, д. 3;
- клиент 3 — г. Балашиха, пр-д Свиридова, д. 7;
- банк — г. Балашиха, пер. Лесной, д. 33.
Как правильно оформить путевой лист в командировку образец заполнения
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Правильно заполненный путевой лист обеспечит водителю грузового автомобиля защиту во время проведения проверки сотрудниками ДПС. Если у него не будет на руках этого документа, то ему будет выписан штраф. В том случае, когда грузовой автомобиль направляется в командировку в другой город или область, то путевой лист водителю может быть выписан на срок от 1 до 30 дней.
Путевой Лист Одна Поездка Несколько Городов
Основанием для расчета времени, проведенного в поездке, выступает служебная записка, оформляемая каждым подчиненным. Записка – отчетный документ для подчиненных, вернувшихся из поездки отдельно от водителя раньше или позже него.
Если в деловой поездке на личном автомобиле, машине потребовалось техобслуживание либо устранение поломок, фирма возмещает произведенные затраты в соответствии с соглашением об использовании транспортного средства для нужд фирмы, заключенным сотрудником и предприятием.
Итак, рассмотрим некоторые особенности заполнения путевого листа
Следующая графа 4 – служебное задание. Среди обязательных минтрансовских реквизитов такого показателя нет. Однако, чтобы не было претензий, лучше эту графу ввести. Подробно суть задания можно не расписывать, хватит общих слов. Например: «Перевозка груза» или «Обслуживание генерального директора». С другой стороны, если служебное задание будет описано детально, это несомненный плюс при проверке.
Но этот совет подойдет только тем организациям, водители которых не ездят в дальние рейсы и к концу месяца могут сдать путевые листы. Если же заведомо ясно, что это невозможно, не ограничивайте срок действия документа концом месяца. Включите стоимость топлива в расходы тогда, когда водитель, вернувшись из дальней поездки, сдаст путевой лист.
Оформление путевого листа в командировке
Необходимо ли делать Компании ООО Командировочное удостоверение на водителей Автобуса, которые едут из пункта А в пункт Б, после работают по мету в пункте Б и возвращаются в пункт А (при условии, что по договору проживание и питание водителей организует и оплачивает заказчик)?
Если путевой лист отсутствует, то есть риск , что ФНС поставит под сомнение расходы на ГСМ до места командирования. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 октября 2022 г. по делу N А33-13602/08. К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, сотрудником должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, мойку, услуги по шиномонтажу и т.д. Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства. Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и т.д.) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2022 г. № 749.
Маршрутный лист
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
