Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг
Есть еще случай, когда подотчетное лицо в качестве подтверждения расходов не представит ни кассовых чеков, ни БСО, ни квитанции — это приобретение товаров или услуг (например, наем жилья) у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. В этом случае желательно, чтобы был оформлен соответствующий договор в простой письменной форме. Любой договор содержит реквизиты сторон. Физические лица обычно приводят фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, место жительства и ИНН (если имеется). Факт оплаты дополнительно может подтверждаться Распиской, составленной в произвольной форме. Если приобретается какое-либо имущество, то факт передачи подтверждается Актом в произвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учета обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 7 Инструкции N 157н:
Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.
Бухучет приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетное лиц
Если сотрудник приобретает для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Поэтому при поступлении материальных ценностей составьте приходный ордер (ф. 0504207). Этот ордер оформите на основании документов, полученных от продавца: товарный чек, накладная и т. д. А если таких документов нет, тогда составьте акт (ф. 0504220). Об этом сказано в Методических указаниях к формам № 0504220, № 0504207, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2022 г. № 52н.
Так как сотрудник приобрел товары за свой счет отразить принятые перед сотрудником обязательства, можно как через счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 302.00«Расчеты по принятым обязательствам». Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Как изменятся документы на подотчет с 1 июля 2022 года
Кассовая реформа затронула все сферы деятельности. Но даже если фирма давно перешла на онлайн ККТ, это не значит, что 01.07.2022 — дата не значительная. Начало второго полугодия совпало с завершением последней отсрочки для перехода малого бизнеса на онлайн кассы. А это значит, что теперь практически все компании и ИП обязаны выдавать фискальные чеки. Работать по-старому нельзя.
Новшества придется учесть и в расчетах с подотчетными лицами. Не допускается принимать у работников отчетность и документы, которые не соответствуют июльским изменениям. Чем это грозит? Компания не сможет зачесть расходы по авансовым отчетам при налогообложении. Чтобы избежать неприятностей с ФНС, предупредите сотрудников заранее. Распечатайте памятку, и раздайте сотрудникам:
Подотчет по новым правилам в 2022 году
Приведем простой пример – сотрудник компании оплачивает мойку автомобиля или ремонт служебного автомобиля и тратит при этом деньги предприятия. Ему должны дать на руки чек ККТ. А вот квитанции, к которым мы так привыкли, выписывать вправе только ИП на патенте и то в редких определенных случаях.
Сначала работник пишет заявление в бухгалтерию на получение денежных средств в подотчет. Данное заявление руководитель компании заверяет своей подписью. Но можно вместо заявления выпустить приказ (распоряжение) на выдачу денег в подотчет.
Летний микс для бухгалтера: отчетов станет меньше, запретят БСО и обновят закон о бухучете
Правительственная комиссия одобрила соответствующие законопроекты, которые освободят бизнес от сдачи обязательного экземпляра годовой бухгалтерской отчетности в Росстат. Поправки об этом предложено внести в статью 18 Федерального закона от 06.12.2022 №402-ФЗ о бухучете, а также в статьи 23 НК РФ и 102 НК РФ . Теперь все организации будут обязаны сдавать такие отчеты только в органы ФНС России, по принципу «одного окна». И, как следует из предыдущего пункта, исключительно в электронном виде. То есть ходить в налоговую не нужно, а сколько экземпляров электронных отчетов разослать разным адресатам, для бухгалтера особой роли не играет. Поэтому долгожданного упрощения администрирования бухгалтерской отчетности все же не случилось.
Ожидается, что для представителей малого бизнеса нововведение вступит в силу для отчетности за 2022 год, а для всех остальных организаций быстрее — с отчетности за 2022 год. В настоящее время организации должны сдавать бухгалтерскую отчетность ежегодно в ИФНС и органы Росстата как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор способа сдачи находится за самой организацией. При этом для сдачи отчетов в электронном виде налоговики рекомендуют использовать форматы, утвержденные приказом ФНС от 20.03.2022 № ММВ-7-6/228@.
Как с 1 июля 2022 года оформлять БСО и выдавать деньги под отчет
Многие знают, что с 1 июля 2022 года действуют многочисленные поправки по ККТ. Однако изменения не сводятся лишь к установке онлайн-касс и фискальных накопителей. Одно из новшеств – изменения в оформлении бланков строгой отчетности (БСО). Поясним, что теперь требовать от работников, получившим деньги на хозяйственные расходы или командировку.
С 1 июля компании и ИП, оказывающие услуги, должны формировать БСО или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме. Следовательно, если человек, например, оплатил мойку авто в командировке (или другие услуги), он уже не может сдать в бухгалтерию бумажную квитанцию. Он должен принести новый БСО в котором есть все обязательные реквизиты кассового чека.
Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать
Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.
Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2022 № 13510/12.
Новые правила по подотчету с 1 июля 2022 года
Еще в своем письме от 21.04.2022 № 03-01-15/24307 Минфин пояснил, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы. Поэтому пугаться современных опций не нужно. То, что продавец дает в подтверждение расходов, то и нужно брать у него, распечатывать и нести в бухгалтерию.
С 1-го же июля электронными по общему правилу должны быть бланки строгой отчетности. Типографские БСО запретили всем, кто не имеет каких-либо постоянных или временных льгот по новым онлайн-кассам. БСО нового поколения должны изготавливаться с помощью специальных онлайн касс, подобных тем, что печатают онлайн-чеки. То есть данные о продаже услуги будут также поступать оперативно в ФНС.
Тема: Подотчетное лицо и кассовые чеки с г
Уважаемые коллеги, добрый день!
В связи с разъяснениями в письмах Минфина подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю, что с 01.07.2022 г. если подотчетное лицо приобретает товары, услуги у организации или ИП, то ему при предъявлении доверенности должны пробить кассовый чек с указанием Наименования покупателя, ИНН, т.е. компании, где работает подотчетное лицо и куда он будет отчитываться по авансовому отчету. А в случае, если ему выдадут чек без этих обязательных реквизитов с 01.07.2022 г., то расходы по данному чеку компания не сможет принять в расход по налогу на прибыль. А также вопрос с НДФЛ, необходимо ли будет его удерживать? Расчет подотчетное лицо осуществляет корпоративной картой или наличными денежными средствами.
И еще один вопрос: В письмах Минфина вот такая фраза «Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор» Не ясна формулировка «является договор», при покупке подотчетным лицом товаров, услуг договор никто не оформляет. При этом лимит расчетов наличными между юр. лицами в рамках одного договора — не более 100 000 руб. Как необходимо понимать данную фразу?
Для подтверждения расходов подотчетного лица – бюджетника квитанции к ПКО недостаточно
Что будет, если принять к учету в качестве подтверждения оплаты документ, оформленный с нарушениями? Проверяющие могут потребовать возместить ущерб и даже квалифицировать искажение отчетности. Причем судьи, как правило, поддерживают такую позицию ревизоров. В то же время, если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы даже на основании квитанции к ПКО. Однако в такой ситуации учреждение будет принимать обязательства на основании исполнительного документа – риски будут сведены к нулю.
Возвратившийся из командировки сотрудник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. Причем квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить подтверждением оплаты наличными – кассовый ордер является внутренним документом гостиницы, который оформляется исключительно в целях ведения учета кассовых операций.
Старый Бсо Принес Подотчетное Лицо В 2022 Году Бухучет
Трудовое законодательство ответа не дает. Неясно одно – почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов. Между тем выдачу наличных денег может осуществить не только кассир (п.
Раньше Минфин разрешал перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета, но не говорил, что работники должны писать заявление (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2022).
Бланки строгой отчетности (БСО) для ИП и ООО в 2022 году
Бланки, изготовленные при помощи автоматизированной системы, учитываются самой системой. Данное устройство фиксирует и сохраняет в памяти данные обо всех напечатанных БСО. По этой причине книгу учета БСО вести не нужно.
Учет бланков ведется в книге учета БСО. Утвержденной формы журнала не существует, поэтому вы вправе разработать свой вариант. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главбухом (либо ИП) и скреплены печатью.
Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах
- наименование документа;
- дата его составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Вместе с тем представляется, что указанная оговорка не носит абсолютный характер. Дело в том, что перечисленные выше реквизиты должны быть в документе, чтобы он имел статус первичного документа и мог стать отправной точкой для регистрации данных в бухгалтерских регистрах. Кроме того, в силу ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение достоверность содержащейся в нем информации и вообще факт осуществления хозяйственной операции.
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2022 N ЕД-4-3/11515@).
Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля
Предположим, вы перевели подотчетные средства на карту сотрудника. При оплате товара или услуги сотрудник получил товарный чек и слип из терминала. Кассового чека нет — как правило, он остается у кассира, если тот применил онлайн-кассу.
Вы не переводили подотчетные средства на карту, а дали деньги из кассы, но сотрудник все равно расплатился кредиткой. Тут все просто: возьмите у подотчетника слипы — чеки об оплате с карты. Того требует Минфин в письме № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2022 года.
Обязательные реквизиты кассового чека и БСО в 2022 году
С 1 июля 2022 года в кассовых чеках указывают новые обязательные реквизиты при расчетах между организациями и ИП наличными или с предъявлением электронного средства платежа (пп. «д» п. 15 ст. 1 Закона № 54-ФЗ): наименование покупателя (клиента) (наименование организации, ФИО предпринимателя); ИНН покупателя (клиента); сведения о стране происхождения товара – при расчете за товар; сумма акциза; регистрационный номер таможенной декларации – при расчете за товар. Для кассовых чеков, которые выдают при выплате выигрыша в лотерею или азартную игру с 1 июля 2022 года вводят такие реквизиты: наименование клиента или страхователя (наименование организации, ФИО предпринимателя или физлица); ИНН клиента или страхователя. Если у гражданина нет ИНН, нужно указать серию и номер его паспорта.
Перечень групп товаров, для которых в 2022 году вводится обязательная маркировка средствами идентификации, утвержден распоряжением Правительства от 28.04.18 № 792-р. В отношении табачных изделий маркировка будет введена 1 марта 2022 года, в отношении обувных изделий — 1 июля 2022 года. Все прочие группы из указанного перечня подвергнутся маркировке с декабря 2022 года. К ним относятся:
